Czym jest KFS i co zmieniła reforma?
Krajowy Fundusz Szkoleniowy to wydzielona część Funduszu Pracy przeznaczona na kształcenie ustawiczne — m.in. kursy, studia podyplomowe i egzaminy (gov.pl). Środkami dysponują powiatowe urzędy pracy, które ogłaszają nabory wniosków.
Od 2026 r. KFS działa na nowych zasadach wynikających z ustawy z 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (WUP Białystok). Najważniejsze zmiany względem wcześniejszych reguł (80% kosztów, 100% dla mikroprzedsiębiorstw, limit 300% przeciętnego wynagrodzenia — Zielona Linia):
- dofinansowanie wynosi do 70% kosztów kształcenia, a dla podmiotów niezatrudniających pracowników lub zatrudniających do 9 osób — do 90%;
- limit na jednego uczestnika to 200% przeciętnego wynagrodzenia;
- obowiązują roczne limity na wnioskodawcę zależne od wielkości: czterokrotność przeciętnego wynagrodzenia dla podmiotów do 9 osób, ośmiokrotność przy 10–49 zatrudnionych, dwunastokrotność przy 50–249 i czternastokrotność powyżej 249 osób;
- wnioski składa się wyłącznie elektronicznie — przez indywidualne konto na portalu praca.gov.pl (formularz PSZ-KFS) do urzędu pracy właściwego dla siedziby (PUP Międzychód).
Kto może skorzystać z KFS w 2026?
Reforma poszerzyła krąg uprawnionych. Według komunikatów urzędów pracy o środki mogą ubiegać się nie tylko pracodawcy dla swoich pracowników, ale też osoby prowadzące działalność gospodarczą oraz osoby świadczące pracę na podstawie umów cywilnoprawnych — pod warunkiem opłacania składek na Fundusz Pracy przez co najmniej 6 miesięcy przed złożeniem wniosku (PUP Międzychód).
Jest też zobowiązanie po drugiej stronie: osoba korzystająca ze środków KFS musi pozostać w zatrudnieniu, prowadzić działalność lub świadczyć pracę przez co najmniej 3 miesiące po zakończeniu finansowanego kształcenia (tamże). Dla HR oznacza to, że dofinansowany kurs językowy warto planować dla stabilnej części zespołu, nie dla osób w okresie wypowiedzenia.
Czy kurs językowy w ogóle łapie się na KFS?
KFS finansuje kształcenie ustawiczne — w tym kursy i egzaminy (gov.pl) — ale nie automatycznie. Wniosek musi wpisywać się w priorytety wydatkowania ogłoszone na dany rok. Priorytety ministra właściwego do spraw pracy na 2026 r. obejmują m.in. (WUP Białystok):
- zarządzanie firmą z uwzględnieniem przeciwdziałania dyskryminacji i mobbingowi oraz wspierania integracji w miejscu pracy;
- umiejętności i kwalifikacje w zawodach deficytowych na danym terenie;
- kształcenie związane z nowymi technologiami, sztuczną inteligencją i umiejętnościami zielonymi;
- rozwój kwalifikacji w sektorze zdrowotnym i opiekuńczym oraz w spółdzielniach socjalnych.
W praktyce szanse wniosku o kurs językowy zależą więc od uzasadnienia: łatwiej o dofinansowanie, gdy język jest realnie potrzebny na stanowisku (np. w zawodzie deficytowym w danym powiecie) i gdy wniosek dokumentuje ten związek. Ostateczna ocena zgodności z priorytetami należy do urzędu pracy prowadzącego nabór — przed złożeniem wniosku warto zapytać o interpretację we właściwym PUP.
Jak wygląda procedura krok po kroku?
- Śledź nabory — terminy ogłasza powiatowy urząd pracy właściwy dla siedziby firmy; informacje publikują strony PUP w domenie praca.gov.pl.
- Wybierz kurs i dostawcę — z wyceną, programem i liczbą godzin; nasze porównanie 12 dostawców szkoleń językowych pomaga w krótkiej liście.
- Złóż wniosek elektronicznie — przez konto na praca.gov.pl (PSZ-KFS), z uzasadnieniem zgodności z priorytetami naboru.
- Po decyzji podpisz umowę z urzędem i rozlicz kształcenie zgodnie z jej warunkami, pamiętając o wymogu 3 miesięcy zatrudnienia po zakończeniu kursu.
Baza Usług Rozwojowych — druga ścieżka dla MŚP
Firmy z sektora mikro, małych i średnich przedsiębiorstw mogą też korzystać z dofinansowania usług rozwojowych przez Bazę Usług Rozwojowych — platformę administrowaną przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości (serwis-uslugirozwojowe.parp.gov.pl). Według funduszeunijne.gov.pl dofinansowanie wynosi od 50% do 80% kosztów usługi, a dokładne warunki ustalane są na poziomie wojewódzkim przez operatorów regionalnych — instytucje obsługujące jedno województwo lub jego część. Z tej ścieżki nie skorzystają firmy z województw mazowieckiego i pomorskiego.
Różnica praktyczna względem KFS: w BUR wybierasz usługę z bazy (szkolenia, e-learning, studia podyplomowe, doradztwo, egzaminy i inne), a wniosek kierujesz do operatora w swoim województwie, nie do urzędu pracy. Kursy językowe są w bazie jedną z kategorii usług szkoleniowych.
O czym pamiętać przy planowaniu budżetu?
- Wkład własny — przy standardowym dofinansowaniu KFS firma pokrywa co najmniej 30% kosztów kursu.
- Limity roczne — suma dofinansowań dla jednego wnioskodawcy jest ograniczona wielokrotnością przeciętnego wynagrodzenia zależną od wielkości firmy; przy większych programach językowych limit może wyczerpać się szybciej niż budżet szkoleniowy.
- Lokalne reguły — urzędy pracy mogą doprecyzowywać zasady naborów, w tym własne ograniczenia kwotowe; wiążące są warunki ogłoszenia w Twoim powiecie.
- Terminy — nabory bywają krótkie i rozstrzygane w kolejności lub według kryteriów urzędu; kurs planowany na jesień warto przygotować wnioskiem już wiosną.
Źródła
- Krajowy Fundusz Szkoleniowy — gov.pl/web/rodzina/krajowy-fundusz-szkoleniowy
- KFS — priorytety i zasady na 2026 r. — wupbialystok.praca.gov.pl
- KFS 2026 — warunki, beneficjenci, PSZ-KFS — miedzychod.praca.gov.pl
- Zasady KFS przed reformą — zielonalinia.gov.pl
- Baza Usług Rozwojowych — funduszeunijne.gov.pl; portal: serwis-uslugirozwojowe.parp.gov.pl